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Pop Expo d'Ottawa 2015

21 et 22 novembre 2015

Centre EY

Politique anti-pourriel

INTRODUCTION

La Pop Expo d’Ottawa s’engage à faire preuve de transparence à l’égard des parties extérieures en ce qui concerne la conformité de ses communications électroniques à la Loi canadienne anti-pourriel (ci-après désignée « LCAP »), en vigueur à compter du 1er juillet 2014, et la mise en application des règles qui s’y rattachent. À cette fin, la politique anti-pourriel de la Pop Expo d’Ottawa est l’énoncé officiel des droits des parties extérieures et des obligations qui incombent à la Pop Expo d’Ottawa en vertu de la LCAP. Elle a pour but d’informer les parties extérieures relativement au type de pratiques responsables et transparentes adoptées par la Pop Expo d’Ottawa dans le cadre de ses communications avec des parties extérieures; d’indiquer aux parties extérieures avec qui elles peuvent communiquer à la Pop Expo d’Ottawa pour toute question en lien avec les communications électroniques; et d’informer les parties extérieures relativement à la façon dont elles peuvent se désinscrire de la liste d’envoi de la Pop Expo d’Ottawa. Ce document fournit aussi des réponses aux questions relatives aux pratiques anti-pourriel de la Pop Expo d’Ottawa souvent posées par les parties extérieures avec qui la Pop Expo d’Ottawa peut communiquer.


APPLICATION ET PORTÉE

La présente politique anti-pourriel s’applique généralement à l’ensemble des communications électroniques envoyées par la Pop Expo d’Ottawa à des parties extérieures et s’appuie sur une série de procédures, de politiques et de processus commerciaux dans le but de garantir la conformité de ces communications à la LCAP. Dans le cadre de ses communications électroniques avec des parties extérieures, la Pop Expo d’Ottawa doit se conformer aux règles établies en vertu de la LCAP et exécutées par le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, le Bureau de la concurrence et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Le LCAP réglemente l’envoi de messages électroniques commerciaux (« MEC »), messages dont l’un des objectifs est de favoriser la participation à une activité commerciale.

 

MESURES PRISES PAR LA POP EXPO D’OTTAWA POUR SE CONFORMER À LA LCAP

La Pop Expo d’Ottawa a pris différentes mesures pour veiller au respect de la LCAP. Elle a adopté la présente politique anti-pourriel par souci de transparence envers les parties extérieures en ce qui concerne la conformité de ses pratiques de communication électronique à la LCAP, et a également pris les mesures suivantes.

·       La Pop Expo d’Ottawa a mis en place des formulaires de consentement conformes à la LCAP.

Le consentement des parties extérieures constitue une condition essentielle à l’envoi de MEC par la Pop Expo d’Ottawa. De façon générale, ce consentement doit être «explicite», mais dans certains cas il peut être «tacite» et dans d’autres cas particuliers, certains messages sont exclus des exigences relatives au consentement. La Pop Expo d’Ottawa a modifié certains formulaires de consentement pour veiller à ce que le consentement explicite obtenu auprès des destinataires soit conforme à la LCAP.

·       La Pop Expo d’Ottawa a modifié le bas de page de ses messages électroniques commerciaux.

La Pop Expo d’Ottawa a modifié le bas de page de ses messages électroniques commerciaux dans un souci de respect des exigences de la LCAP en matière de consentement. En vertu de la LCAP, les MEC envoyés doivent tous inclure un certain contenu déterminé. Par exemple, la Pop Expo d’Ottawa doit clairement s’identifier comme l’expéditeur du MEC; fournir un mécanisme au moyen duquel le destinataire peut facilement communiquer avec la Pop Expo d’Ottawa, c’est-à-dire une adresse postale et soit (i) un numéro de téléphone avec une boîte vocale active, (ii) une adresse électronique ou (iii) une adresse Web; et fournir un mécanisme de désabonnement fonctionnel. Par conséquent, le bas de page des MEC de la Pop Expo d’Ottawa a été mis à jour conformément aux exigences de la LCAP.

·       La Pop Expo d’Ottawa a mis en place un mécanisme de désabonnement.

La Pop Expo d’Ottawa a intégré un mécanisme de désabonnement à tous ses MEC dans le but de respecter les exigences de la LCAP en matière de consentement. En vertu de la LCAP, chaque MEC doit inclure un mécanisme de désabonnement (fonctionnel pendant une période de 60 jours), dans le cadre duquel une demande de désabonnement doit être traitée dans les dix (10) jours ouvrables suivant son envoi. Par conséquent, la Pop Expo d’Ottawa a établi un processus uniforme dans le but de répondre de manière conforme aux demandes de désabonnement. Vous pouvez en tout temps vous désabonner de la liste d’envoi de la Pop Expo d’Ottawa en suivant les instructions indiquées dans le message électronique qui vous a été envoyé, ou encore envoyer un courriel au service de la protection de la vie privée de la Pop Expo d’Ottawa.


POURQUOI RECEVEZ-VOUS DES MESSAGES ÉLECTRONIQUES COMMERCIAUX DE LA POP EXPO D’OTTAWA?

Les types de MEC que la Pop Expo d’Ottawa peut vous envoyer de temps à autre sont les suivants.

•       MEC envoyés aux contacts de la Pop Expo d’Ottawa qui ont consenti à recevoir les infolettres de la Pop Expo d’Ottawa.

•       MEC envoyés aux fournisseurs de services actuels ou potentiels de la Pop Expo d’Ottawa par différentes unités commerciales de la Pop Expo d’Ottawa. Par exemple, la Pop Expo d’Ottawa peut impartir une partie de ses activités à une partie tierce (par exemple, une entreprise d’entretien, un fournisseur de services de traduction, etc.) ou le service des ressources humaines de la Pop Expo d’Ottawa peut communiquer par voie électronique avec des employés potentiels aux fins de recrutement.

•       MEC envoyés aux partenaires commerciaux actuels ou potentiels de la Pop Expo d’Ottawa.

Si vous avez reçu un MEC de la Pop Expo d’Ottawa et croyez que tel n’aurait pas dû être le cas, veuillez vérifier si vous avez donné un consentement tacite ou explicite à recevoir des MEC ou si une exemption s’applique.

·       Consentement explicite : Vous avez donné votre consentement explicite si vous vous êtes abonné à notre système d’infolettre via notre site Web ou en personne lors d’une édition antérieure de la Pop Expo d’Ottawa ou d’un événement où la Pop Expo d’Ottawa était présente en tant qu’exposant.

·       Consentement tacite : La Pop Expo d’Ottawa peut conclure à un consentement tacite de votre part dans les situations suivantes.

o   La Pop Expo d’Ottawa a une relation d’affaires actuelle avec vous ou a déjà eu une relation d’affaires avec vous, laquelle a pris fin il y a moins de deux ans (par exemple, vous êtes un ancien client).

o   La Pop Expo d’Ottawa a reçu une demande de votre part au cours des six derniers mois.

o   Vous avez divulgué votre adresse électronique à un employé de la Pop Expo d’Ottawa (par exemple, vous avez donné votre carte d’affaires à un employé de la Pop Expo d’Ottawa) ou vous avez de façon évidente publié votre adresse électronique (par exemple, via le site Web d’une entreprise ou dans une brochure) et le MEC envoyé est en lien avec vos fonctions professionnelles.

 

Dans quels contextes un message électronique est-il exclu des dispositions de la LCAP?

Si vous recevez un message électronique de la Pop Expo d’Ottawa, il peut s’agir d’un message exclu des dispositions de la LCAP. Un message est exclu s’il répond à l’une des conditions suivantes.

·       Vous avez un lien personnel avec l’employé de la Pop Expo d’Ottawa qui a communiqué avec vous, ce qui signifie que vous avez auparavant eu des communications directes, volontaires et bidirectionnelles avec cet employé.

·       Vous avez des liens familiaux avec l’employé de la Pop Expo d’Ottawa qui a communiqué avec vous.

·       Le MEC a été envoyé à l’interne (entre des employés de la Pop Expo d’Ottawa).

·       Le MEC a été envoyé par la Pop Expo d’Ottawa à une autre organisation dans le cadre d’une relation d’affaires en cours entre les deux parties.

·       Le MEC vous a été envoyé par la Pop Expo d’Ottawa dans le but de répondre à une demande ou à une question que vous lui avez envoyée.

·       Le MEC vous a été envoyé par la Pop Expo d’Ottawa afin de satisfaire à une obligation juridique ou de faire valoir un droit (par exemple, si vous avez une dette impayée ou n’avez pas respecté une entente conclue avec la Pop Expo d’Ottawa, etc.).

 

Dans certaines situations, même si votre consentement n’est pas requis pour certains types de messages envoyés par la Pop Expo d’Ottawa, il est possible de vous désinscrire en tout temps de la liste d’envoi pour ne plus recevoir de messages similaires. Les types de messages pour lesquels la Pop Expo d’Ottawa n’est pas tenue d’obtenir votre consentement répondent à l’une des conditions suivantes.

·       Le message est envoyé une fois à la suite de la recommandation d’un client, fournisseur de services, partenaire commercial ou employé de la Pop Expo d’Ottawa qui a aussi un lien personnel ou un lien d’affaires avec vous.

·       Le message ne constitue qu’une demande de prix ou d’estimation de coût.

·       Le message a pour unique fin de faciliter ou de confirmer une transaction.

·       Le message a pour unique fin de fournir de l’information relative aux garanties, au rappel de produits, à la sécurité ou à la protection en lien avec la Pop Expo d’Ottawa

·       Le message contient uniquement de l’information sur :

o   votre utilisation actuelle des services ou produits de la Pop Expo d’Ottawa ou un achat en cours;

o   un produit, bien ou service acheté auprès de la Pop Expo d’Ottawa (y compris des mises à jour ou des mises à niveau).

 

Si vous avez reçu un MEC que vous croyez que tel n’aurait pas dû être le cas, veuillez communiquer avec nous immédiatement par courriel et nous retirerons promptement votre nom de notre liste d’envoi (dans les dix (10) jours ouvrables suivants).


MÉDIAS SOCIAUX

Vous pourriez être joint par un employé de la Pop Expo d’Ottawa par l’intermédiaire d’un média social, par exemple LinkedIn, si vous faites partie du réseau social dudit employé ou si vous avez indiqué dans vos paramètres de préférences que vous êtes ouvert à recevoir des messages portant sur de nouvelles occasions ou initiatives d’affaires. Vous pourriez aussi être joint si vous avez de façon évidente publié votre adresse électronique (par exemple, sur le site d’un média social), si vous n’avez pas indiqué que vous ne souhaitez pas recevoir de MEC et si le MEC envoyé concerne vos fonctions professionnelles.


QUE FAIRE SI VOUS NE SOUHAITEZ PLUS RECEVOIR DE MESSAGES ÉLECTRONIQUES COMMERCIAUX DE LA POP EXPO D’OTTAWA

La Pop Expo d’Ottawa prend très au sérieux le respect des lois. Vous pouvez vous désabonner de la liste d’envoi de la Pop Expo d’Ottawa en tout temps en envoyant un courriel et votre nom sera retiré de la liste dans les dix (10) jours ouvrables suivants.


MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE ANTI-POURRIEL

De temps à autre, la Pop Expo d’Ottawa examinera et mettra à jour sa politique anti-pourriel afin de tenir compte des règles et de la loi, des nouvelles technologies, des normes, de ses pratiques commerciales et des préoccupations des parties extérieures. Les modifications à la présente politique anti-pourriel seront publiées dans cette section; si les modifications sont importantes, elles seront annoncées de manière plus officielle (y compris, selon le cas, par l’envoi d’un avis par courriel). Nous conserverons également les versions antérieures de la présente politique anti-pourriel dans nos archives advenant que vous souhaitiez vous y reporter.


DES QUESTIONS À PROPOS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE ANTI-POURRIEL?

Si vous avez besoin d’assistance, veuillez communiquer avec le service de la protection de la vie privée de la Pop Expo d’Ottawa par la poste (1418, rue Pierce, Montréal (Québec)  H3H 2K2), ou par courriel.

Dernière révision : juillet 2014

Veuillez noter que les versions française et anglaise de la présente politique anti-pourriel ont la même valeur juridique.